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Plus on se sent bien dans son bureau, meilleur on est dans son métier. C’est bien connu. En 2018, les espaces de travail MACSF ne sont plus totalement adaptés aux attentes des collaborateurs, aux besoins des directions et, en termes d’image, ils ne collent plus tout à fait aux réalités du groupe. Il est temps de sortir peintures et pinceaux pour une rénovation totale, du sol au plafond. Et pourquoi ne pas en profiter pour dépoussiérer le concept d’espace de travail ? Et revisiter la manière dont on gère ce type de chantier ? Tout semblait parfaitement calé, jusqu’à ce que la pandémie vienne modifier les plans pourtant bien mûris. Retour sur ce chantier un peu chahuté avec Hervé Roulland, responsable des services généraux du groupe MACSF.
Le flex, l’organisation qui fait office d’innovation
Dès le début du projet, le bon sens s’impose : en 2018, le télétravail est déjà pratiqué au sein du groupe MACSF, donc au quotidien, la totalité des postes n’est jamais occupée. La logique du bureau propriétaire ne peut résister face au concept de flex office qui permet au collaborateur de choisir l’espace de travail qui correspond le mieux à la tâche qu’il a à effectuer. « Un espace pour une tâche, oui, mais nous avons toujours eu en tête que là où je travaille, cela doit être confortable. Les open spaces, par exemple, sont restés à taille humaine, composés de blocs de 4/8 personnes, jamais plus. » Si le nombre de postes de travail a été réduit, ce n’est pas le cas des espaces collaboratifs : « On a mis une priorité sur tout ce qui pouvait faciliter les échanges, la transversalité, le collaboratif informel. On a ouvert une cafétéria par étage, les salles de réunion ont été multipliées par trois, avec des capacités allant de 2 à 20 personnes. » Pour lancer le projet, des présentations ont été faites à chaque direction pour expliquer, associer, fédérer. « Pour faire le lien entre la théorie et la vraie vie, on a intégré à chaque fois 3/4 collaborateurs de la direction concernée. Comme ça, il était plus simple pour les futurs utilisateurs de s’approprier les espaces, d’intervenir dans la déco, les aménagements... et d’être des relais facilitateurs lors des phases de déménagement, réaménagement, etc. »
Les CRC et le réseau changent aussi d’allure
A Nantes, Lyon, Bordeaux et Lille, les Centres de Relation Client MACSF, les CRC, ont eux aussi été réaménagés, non pas sur strict copié-collé du concept de La Défense, mais en l’adaptant à leurs contraintes et leurs besoins.Le réseau n’a pas été oublié. Cela prend un peu plus de temps, parce que 80 agences, ça ne se refait pas d’un coup de baguette magique, ensuite parce que chaque implantation est un cas particulier. « La priorité qui guide tout, c’est l’accueil des sociétaires. Les espaces d’accueil ont donc été particulièrement soignés et en même temps, le back office a été corrigé, avec une logique de bureaux partagés pour les collaborateurs. Ensuite, comme la plupart des agences vont augmenter leurs effectifs. Il faut pousser les murs. Et quand cela n’est pas possible, alors le projet de rénovation devient un déménagement. On en gère ainsi 4/5 par an. »
Quand la pandémie change la donne
Quand la pandémie est arrivée, début 2020, on avait déjà réalisé les trois quarts des travaux. On a réussi à continuer, mais sur un rythme moins soutenu. En revanche, au cours de cette période, certains collaborateurs ont découvert les vertus du travail à distance ; les demandes de télétravail ont augmenté de plus de 50 %. « On s’est dit, attention, là, il se passe quelque chose. Le taux de flex est en train de baisser. Au rythme où vont les choses, on va se retrouver avec des locaux réaménagés, mais encore sous-utilisés. Il faut réagir, tout de suite. » Le projet a été remouliné pour savoir quelle surface était réellement nécessaire compte tenu des nouvelles données. Le constat est tombé sans tarder, on voyait trop large. « Le brief initial n’a pas été remis en cause, c’est juste le curseur qu’il a fallu pousser plus loin pour être dans le bon tempo. Pour y parvenir, on a travaillé dans le détail, direction par direction, pour adapter le nombre de postes. Au final, les espaces de réunion ont été plutôt épargnés, on a même créé un business center pouvant accueillir jusqu’à 40 personnes, notamment en mode projet. » On peut se demander si modifier un chantier en cours ne remet pas en cause la pertinence de ce même chantier. « Au contraire. Avec du recul, on se dit qu’il aurait été irresponsable de ne pas se poser la question du remodelage. Si on s’était arrêté, il aurait été plus difficile de reprendre les travaux ensuite et cela aurait probablement mal été perçu. Là, on était dans le rythme, tout le monde était sur le pont ; nous avons fait une fois de plus la preuve de notre grande agilité à gérer l’imprévu. »